AIシステムの開発を頼むと、必ず言われることがあります。
「教材になる資料を、ご用意ください」
そして、少なくない会社が、この時点で止まってしまいます。何を出せばいいのか分からない。そもそも、そんな立派な資料は無い。
私たち株式会社Milestoneは、静岡県沼津市を拠点に、AIシステムとAIチャットボットの開発を手がける静岡のAI会社です。今日は、この「資料をください」に、どう応えればいいのかをお伝えします。
先に、安心していただきたいことを言います。求められているのは、立派な資料ではありません。 きれいに整った冊子でも、体裁の整ったマニュアルでもありません。
必要なのは、いま現に、実際に使っているものです。新しく作るものではありません。ホームページに書いてある文章。お客様に送っているメールの文面。事務所の壁に貼ってある一覧表。誰かのパソコンの中に入っている料金表。それで十分です。というより、そのほうが良いのです。実際に使われているものほど、内容が正確だからです。
何を渡せばいいのか、無い場合どうするか、渡す前に確認すること、そして質を上げる工夫まで。読み終える頃には、「うちにも出せるものがある」と分かるはずです。
そもそも、なぜ資料が要るのか
前提の確認から。
AIは、貴社のことを知らない
世の中の一般的な知識は持っていても、貴社の料金も、納期も、定休日も、担当者の名前も知りません。教えていないことは、答えられない。 それだけの話です。
逆に言えば、きちんと教えたことは、正確に答えられる。渡した資料の量と質が、そのまま窓口の賢さになります。 ここは、技術でごまかせない部分です。
「何となく察して」は、通じない
人の新人なら、先輩の様子を見て察したり、場の雰囲気で補ったりします。AIは、それをしません。良くも悪くも、律儀なのです。書いてあることを、書いてあるとおりに受け取る。
だから、言葉になっていないことは、そのAIにとって存在しないのと同じです。ここが、資料集めが必要な理由のすべてです。
資料集めは、会社の棚卸しでもある
そしてもう一つ。この作業には副産物があります。
集めてみると、意外なことに気づきます。料金表が三種類出てくる。どれが最新なのか、誰も分からない。肝心の手順書が、担当者の頭の中にしかない。AIの導入をきっかけに、会社の情報がどれくらい散らかっているかが見えてくる。 これ自体が、価値のある発見です。
何を渡せばいいのか
具体的に挙げます。
| 種類 | 具体例 | 優先度 |
| よくある質問と答え | 電話やメールで繰り返し聞かれること | ★★★ |
| 料金・費用の情報 | 料金表、見積りの考え方 | ★★★ |
| 基本情報 | 営業時間、定休日、場所、連絡先 | ★★★ |
| 商品・サービスの説明 | パンフレット、ホームページの文章 | ★★ |
| 手順・流れ | 申込みから納品までの流れ | ★★ |
| 社内の規程 | 就業規則、経費の扱い（社内向けの場合） | ★★ |
| 過去のやり取り | よく使うメールの文面、対応の記録 | ★ |
逆に言えば、これが揃っていない状態で開発に進んでしまうと、後から何度も聞き返される形になります。最初の三十分をここに使うことが、後々の何時間分もの手間を減らします。
最優先は、「よくある質問」
三つ星の中でも、最初に手をつけるべきはこれです。電話やメールで、繰り返し繰り返し聞かれていること。 そして、それに普段どう答えているか。
この十個から二十個が揃っていれば、窓口としては十分に動き始めます。逆に、ここが無いまま他の資料をいくら集めても、肝心の質問に答えられない窓口になります。
料金は、書ける範囲で
「案件ごとに違うので書けない」という商売もあります。それでも、目安、下限、算出の考え方くらいは書けるはずです。
「面積と工法で決まります」「一般的な事例では〇万円程度」「お見積もりは無料です」。この程度でも、お客様にとっては大きな手がかりになります。
基本情報を、侮らない
営業時間、定休日、駐車場の有無、最寄り駅からの道順、支払い方法。当たり前すぎて資料にしていないことが、実は一番よく聞かれます。
「そんなことは、ホームページに書いてある」と思われるかもしれません。それでも、一覧にして渡してください。 ページの隅に小さく書いてあるより、はっきり教えたほうが確実です。
ホームページに書いてあること自体は、悪いことではありません。ただ、複数のページに分かれて書かれていることが多く、その場合は一箇所にまとめ直すだけでも価値があります。
「そんな資料はない」場合
多くの会社が、ここで悩みます。
頭の中にあるなら、それでいい
資料が無いのではなく、文書になっていないだけのことが、ほとんどです。よく聞かれる質問に、いつも同じように答えている。その答えは、担当者の頭の中にあります。
だったら、それを口に出してもらって、書き起こせばいい。話せば書ける。 三十分あれば、十問分は形になります。文章を書くのが苦手でも、まったく問題ありません。
断片で、構いません
箇条書きのメモ。手書きの紙。数年前のパンフレット。誰かのパソコンの中にある、作りかけのファイル。体裁をきれいに整える必要は、まったくありません。 誤字があっても構いません。
形を整えるのは、開発側の仕事です。貴社がやるべきは、材料を出すことであって、料理をすることではありません。
完璧を待つと、始まらない
「ちゃんとした資料を作ってから」と考えると、いつまでも始まりません。そして多くの場合、その「ちゃんとした資料」は永遠に完成しません。
まず、いまあるものを出す。足りない部分は、稼働後に足していく。 これが現実的な進め方です。窓口は、完成させるものではなく、育てるものですから。
一週間で集める、現実的な段取り
「集めましょう」と言われても、何から手をつけるか迷います。一週間の進め方を示します。
月曜から金曜：メモを取るだけ
まず一週間、電話やメールで聞かれたことを、その都度メモするだけ。清書は要りません。付箋でも、手帳の端でも、スマホのメモでも構いません。
一週間もあれば、二十件から三十件は溜まるはずです。そして、これが最も価値のある資料になります。 想像で作った想定質問より、実際に来た質問のほうが、はるかに正確だからです。
金曜の夕方：三十分だけ座る
集まったメモを見ながら、それぞれに普段どう答えているかを書き足していきます。長い説明は要りません。一行か二行で十分です。
この三十分が、教材の骨格になります。
並行して：既存のものを、箱に入れる
その一週間の間に、手元にある資料を一箇所に集めておきます。パンフレット、料金表、ホームページから印刷したもの、古いマニュアル。
書庫を探し回る必要はありません。目についたものだけで十分です。 どうしても見つからないものは、無いものとして進めて構いません。
翌週：渡す
以上です。一週間分のメモと、手元に集まった資料。これで十分に始められます。準備のために一か月も二か月もかける必要は、ありません。
実際に頼まれたら、こう答える
「資料をください」と言われたときに使える、そのまま返せる言い方を挙げておきます。
手元に何も無い場合
「整った資料はまだ無いのですが、よく聞かれる質問と答えを、こちらで書き出してお渡しする形でもよいでしょうか」
紙の資料しかない場合
「紙のパンフレットと料金表ならあります。スマホで撮って送る形でよければ、すぐお渡しできます」
古いかもしれない場合
「三年前に作った資料が出てきたのですが、料金など変わっている可能性があります。古いかもしれない前提でお渡ししてもよいですか」
開発側に、正直に状態を伝えることが、いちばんの近道です。 立派に見せようとするより、いまの状態のまま渡すほうが、結果的に早く、正確な窓口ができあがります。
三十分の聞き取りを、どう進めるか
最初の十分：電話で聞かれることを、そのまま並べる
最近一週間、あるいは記憶に新しい範囲で構いません。「電話で何を聞かれたか」を、順番も気にせず思い出せるだけ挙げていきます。質問の形になっていなくても大丈夫です。 「駐車場」「支払い方法」のような単語だけでも十分で、後から質問文に整えられます。
次の十分：それぞれに、普段の答えを添える
出てきた項目一つひとつに、「いつもどう答えているか」を口に出します。一言で構いません。「駐車場は、店の裏に3台分あります」。この程度の粒度で十分です。
最後の十分：抜けている定番を、確認する
営業時間、定休日、支払い方法、キャンセルの扱い。聞かれる頻度は高いのに、話の流れで出てこなかった項目を、最後にチェックリスト形式で確認します。ここで初めて思い出すことが、必ず一つか二つあります。
聞き取る相手は、経営者本人でなくても構いません。実際に電話を取っている人が、いちばん良い話し手です。 現場に一番近い人ほど、質問の生の形を覚えています。
渡す前に、確認すること
ここは慎重にお伝えします。
簡単な見分け方があります。「これを最後に見たのはいつか」を自問してみてください。 一年以上前なら、要注意です。半年以内に見た・使ったものなら、たいてい現役です。
情報が、古くないか
料金が変わっていないか。終わったキャンペーンが混じっていないか。担当者名が現役か。古い資料を渡せば、AIは古い答えを、自信を持って返します。 そして、それが古いことに誰も気づきません。
渡す前のひと通りの確認が、後の手直しを減らします。
出してはいけない情報が、混じっていないか
顧客の個人情報、取引先ごとの特別な条件、社外秘の数字。これらが資料に混ざっていないかを確認してください。
開発側は、渡されたものを素直に教材にします。 出してはいけないものが混ざっていれば、それも教材になってしまう。そして、それが機密かどうかは、渡す側にしか判断できません。
迷ったときの目安は、「その情報が外部に漏れたら、貴社かお客様が困るか」です。少しでも困るなら、渡す前に伏せてください。
どこまで答えさせるかを、決めておく
渡す資料と、答えさせる範囲は別の話です。社内向けには答えていいが、お客様には答えてほしくない情報もあるでしょう。
資料を渡すときに、「これは参考まで」「これは答えてよい」を伝えておく。 この一手間が、後の事故を防ぎます。
形式は、気にしなくていい
紙でも、ファイルでも、写真でも構いません。手書きの紙をスマホで撮ったもので十分な場合もあります。形式を整えることに時間を使うより、少しでも早く渡すほうが、はるかに価値があります。
質を上げる、四つの工夫
もう一歩、良いものにするための話です。
実際の言葉で、書く
社内でだけ通じる用語ではなく、お客様が実際に使う言葉で書いてください。「初回カウンセリング」ではなく「最初の相談」。「施工」ではなく「工事」。AIは、渡された言葉で覚えます。 お客様の言葉に近いほど、質問と噛み合います。
断る場合も、書く
できることだけでなく、できないこと、お受けしていないことも渡してください。「〇〇には対応していません」。
これがあると、AIは正しく断れます。断れないAIは、できないことまで「できます」と答えてしまう。後で謝るのは、貴社です。
例外を、一つ二つ添える
「基本はこうですが、〇〇の場合は違います」。この例外の情報があると、答えの精度が目に見えて上がります。全部書く必要はありません。よくある例外を、いくつか。
写真や図が、あるなら添える
駐車場の場所、商品の見た目、書類の記入例。言葉で長々と説明しにくいものは、画像一枚のほうが早い。 凝ったものである必要は、まったくありません。
良い教材と、そうでない教材
同じ「資料」でも、AIにとっての使いやすさは違います。
| 使いやすい資料 | 使いにくい資料 |
| 質問と答えの形になっている | 長い説明文が続く |
| 具体的な数字が入っている | 「応相談」ばかり |
| 一つの話題が一箇所にある | 同じ話が何箇所にも散っている |
| 最新のものだと分かる | いつのものか不明 |
| 例外や断り文句も書いてある | できることしか書いていない |
質問の形が、最も強い
理由は単純です。お客様がAIに投げかけるのも、質問の形だからです。
右と左を見比べて分かるとおり、質問と答えの形になっている資料が、圧倒的に使いやすいのです。
「当社では多様なお支払い方法をご用意しております」という説明文より、「Q．支払い方法は？ A．現金、クレジットカード、銀行振込に対応しています」のほうが、そのまま答えになります。
もし資料を新しく作る余裕があるなら、この形で作ってください。人が読むときにも分かりやすいので、ホームページにもそのまま転用できます。一つの作業が、二度役に立ちます。
散らばりは、矛盾のもと
同じ話題が、パンフレットとホームページと社内メモの三箇所にあり、それぞれ微妙に違う。これが一番やっかいです。
どれが正しいのか、AIには判断できません。 そして、聞き方によって違う答えを返すようになってしまう。「同じことを聞いたのに、答えが違う」の正体は、たいていこれです。渡す前に「これが正です」と決めておくだけで、この問題は防げます。
業種別・出しやすい資料の見つけ方
「うちの場合、何が資料になるのか」が見えにくいときのために、いくつか例を挙げます。
小売・飲食なら、レジ横に貼ってある注意書き、店頭のPOP、常連のお客様への説明でよく使う言い回し。すでにお客様の目に触れているものは、そのまま教材になります。
士業・専門サービスなら、初回相談で必ず説明している内容、契約前の注意事項の説明資料。口頭で毎回繰り返している部分こそ、文書化する価値があります。
製造業・工務店なら、取引先への回答テンプレート、納期や最小ロットの一覧、見積もり時の標準的な工程表。
どの業種でも共通しているのは、すでに誰かの手元にあり、日常的に使われているものが最初の候補になるという点です。新しく作る前に、まず社内を見渡してください。
やってはいけない、三つのこと
やってはいけない①：資料作りで、止まる
一番多い失敗が、これです。「ちゃんとした資料が揃ってから」と考えているうちに、半年、一年が過ぎる。十問あれば、始められます。 そして、始めてから足すほうが、質の良い資料が集まります。実際に使ってみると、何が足りないかがはっきり分かるからです。
準備の完璧を待って動けなくなる型の失敗は、AIに飛びついた中小企業が、半年後に後悔する3つのパターンにも通じます。
やってはいけない②：全部を渡して、任せきる
「うちの資料、フォルダごと全部渡しておきます」。量が多ければ良い、というものではありません。もう使われていない資料、古い資料、内容が矛盾した資料が混ざると、答えがぼやけていきます。
渡すなら、いま現に有効なものだけ。どれが有効かの選別は、貴社にしかできません。
やってはいけない③：中身を確認せずに、渡す
何年も開いていないファイルに、何が書いてあるか覚えていますか。渡す前に、ざっとでいいので目を通してください。 古い情報、間違った情報、出すべきでない情報。ここを飛ばすと、後で困ります。
「AIを制御する技術」×教材──Milestoneの考え方
私たちが「AIを制御する」と言うとき、その制御の根拠になるのが、まさにこの教材です。
答えの根拠を、貴社から渡された資料に限定する。 そこに書いていないことは、どれだけ聞かれても、それらしく答えさせない。分からないときは、正直に「分かりません」と言わせる。この設計が成り立つのは、渡された資料が確かなものである場合だけです。
だから私たちは、資料集めの段階から一緒に動きます。「何を出せばいいか分からない」という状態から一緒に始めることも、私たちの仕事の一部だと考えているからです。
そして、集まった資料が薄ければ、正直にそう申し上げます。薄いまま作れば、薄い窓口になります。それをお伝えしないまま進めて、後から「思ったのと違う」と言われるのは、お互いにとって不幸です。
静岡のシステム会社として地元の会社と接していると、資料は無くても、人の中に確かな知識がある会社がたくさんあることに気づきます。それを引き出すところから、お手伝いします。
よくある質問（FAQ）
Q1．どれくらいの量が必要ですか？ A．小さな窓口AIであれば、よくある質問が十問から二十問と、営業時間などの基本情報があれば始められます。分厚い資料は要りません。足りない分は、稼働後に見えてきます。
Q2．紙しかないのですが、大丈夫ですか？ A．まったく問題ありません。スマホで写真に撮って渡していただく形でも、こちらで文字にします。紙が多い会社ほど、実は良い資料が眠っていることも多いです。
Q3．ホームページの内容を、そのまま使えますか？ A．使えますし、有効な材料です。ただし、ホームページの文章そのものが曖昧だと、返ってくる答えも曖昧になります。具体的に書けていない部分は、この機会に見直すのが理想的です。
Q4．社内の規程は、どこまで渡すべきですか？ A．社内向けの窓口を作る場合は、よく聞かれる部分、経費精算、休暇の申請、各種手続きの手順を中心に。全部渡す必要はありません。よく聞かれるところから、が原則です。
Q5．資料が古いか、どう判断すればいいですか？ A．いつ作ったものか分からない資料こそ、一度目を通してください。判断がつかない場合は、渡すときに「これは古いかもしれません」と伝えていただければ、こちらで扱いを分けます。
Q6．個人情報が混ざっているか心配です。 A．心配なら、まず社名や個人名を伏せた形で渡してください。あるいは、渡す前にご相談ください。確認の仕方も含めて、一緒に見ることができます。
Q7．資料を作る時間がありません。 A．新しく作っていただく必要は、ありません。話していただければ、こちらで形にします。 三十分の聞き取りで、十問分は集まります。時間が無いことは、始められない理由になりません。
Q8．どこから始めればいいですか？ A．「今週、電話やメールで聞かれたこと」を思い出してみてください。それを五つ書き出せた時点で、もう始まっています。完璧な準備を待たず、そこから始めましょう。
Q9．資料を渡したら、どれくらいで形になりますか？ A．内容にもよりますが、よくある質問二十問程度なら、そう長くはかかりません。大切なのは、形になった後に試して直す時間です。 一度で完璧を目指さず、往復する前提でお考えください。
Q10．渡した資料は、返してもらえますか？ A．契約次第ですが、確認しておくべき点です。渡した資料そのもの、そしてそれを元に作られた教材が、どういう扱いになるのか。貴社が渡したものは、貴社のものであるという前提を、契約で確かめておいてください。
Q11．複数の担当者から、別々に資料が出てきて内容が食い違っています。 A．よくあることです。まず、それぞれをそのまま渡していただいて構いません。食い違いを見つけて統一するのも、資料集めの一部です。渡す前に自社だけで完全に一致させようとすると、そこで作業が止まってしまいます。開発側と一緒に整理する前提で進めてください。
Q12．何から相談すればいいですか？ A．いま手元にあるものを、そのまま見せていただくのが一番早いです。静岡のAI会社として、その場で何が使えて何が足りないかをお伝えします。「無い」とおっしゃる状態からのご相談も、日常的にお受けしています。
立派な資料は、要りません──株式会社Milestone
「教材になる資料をご用意ください」と言われたとき、用意すべきは、新しく作る立派な文書ではありませんでした。
いま実際に使っているもの。よく聞かれること。普段どう答えているか。それらは、すでに貴社の中にあります。 ただ、文書の形になっていないだけです。
まず十問。それが古くないかを確認して、出してはいけないものを外す。それだけで、十分に始められます。あとは、実際に使いながら育てていけばいい。
私たちMilestoneは、静岡のAI会社・システム会社として、静岡県沼津市を拠点にAIシステムとAIチャットボットの開発と導入支援を行っています。「AIを使う」のではなく「AIを制御する」を核に、資料集めの段階から、一緒に手を動かします。
こんなご相談を歓迎しております
- 何を渡せばいいのか、一緒に整理してほしい
- 聞き取りで、資料の形にしてほしい
- 手元の資料が使えるか、見てほしい
- 出してよい情報の線引きを相談したい
- 資料が無い状態から、始めたい
訪問対応（静岡県内・隣接エリア）、オンライン対応（全国）、どちらでも可能です。静岡のシステム会社として、県内は対面でも伺えます。30分ほどお話を伺うだけで、貴社がいま出せる材料は、たいてい見つかります。「無い」とおっしゃる会社にも、必ず何かあります。
▶ ご相談・お問い合わせ https://milestone-net.com
「資料だけ見たい」「他社と比較検討中」というライトな段階のご連絡も、歓迎しております。
「やりたいをできるに、できるをできたに」。中小企業の長期パートナーとして、責任を持って伴走します。
株式会社Milestone（マイルストーン） 代表取締役 大石 湧斗（おおいし ゆうと） 所在地：静岡県沼津市
中小企業向けAIシステム開発・導入支援。「AIを使う」のではなく「AIを制御する」を経営の核に据え、業務にフィットしたAI導入を伴走型でご提案。静岡県全域と隣接エリアで対面対応可能。「やりたいをできるに、できるをできたに」をミッションに、貴社の長期パートナーとして責任を持ってご支援します。
